Zapier of n8n: wat past bij jouw bedrijf?
Zapier of n8n gebruiken om je bedrijf te automatiseren? Het verschil in opzet en prijsmodel, vijf concrete automatiseringen en wanneer maatwerk slimmer is.
Dave Leeuwerik
In dit artikel6 onderdelen
Aanvraag binnen via je website. Jij zet hem in je agenda. Daarna in je klantenlijst. Daarna een bevestigingsmail typen. En na de klus nog een appje om een review te vragen, als je eraan denkt.
Dat overtypwerk kun je automatiseren. De twee namen die je dan tegenkomt zijn Zapier en n8n. Het korte antwoord: Zapier is de makkelijkste start, n8n geeft je meer controle en is interessant als je veel stappen draait of je gegevens liever zelf beheert.
Ik gebruik zulke tools zelf, en ik bouw ook systemen waarin die koppelingen ingebakken zitten. Hieronder het verschil, vijf automatiseringen die echt tijd schelen, en het punt waarop je beter kunt stoppen met plakken.
Wat is het verschil tussen Zapier en n8n?
Allebei doen ze hetzelfde idee: er gebeurt iets ergens, en daarna moet er automatisch iets anders gebeuren. Het verschil zit in waar het draait en hoe je betaalt.
| | Zapier | n8n | |---|---|---| | Waar het draait | Alleen in hun cloud | In hun cloud of op je eigen server | | Afrekenen | Per uitgevoerde stap (‘task’) | Per uitgevoerde werkstroom (‘execution’) | | Starten | Account maken en klaar | Cloud is net zo makkelijk, zelf hosten vraagt kennis | | Complexe logica | Kan, maar loopt sneller op in kosten | Sterk punt, veel stappen in één run | | Gegevens | Bij de leverancier | Bij jezelf als je zelf host |
Dat prijsverschil is belangrijker dan het lijkt. Bij Zapier is een task elke geslaagde stap in je werkstroom. Tien stappen is dus tien tasks. Het gratis plan is klein en beperkt tot werkstromen van twee stappen.
Bij n8n telt een execution: één keer je hele werkstroom uitvoeren, ongeacht hoeveel stappen erin zitten. Een werkstroom met twintig stappen kost daar dus net zoveel als één met drie. Voor ingewikkelde processen scheelt dat flink.
En dan het zelf hosten. De community-versie van n8n is gratis te draaien onder hun eigen licentie, die gebruik voor je eigen bedrijfsvoering toestaat maar niet dat je n8n als betaalde dienst doorverkoopt. Hun eigen documentatie is er duidelijk over: heb je geen technische kennis of wil je meteen starten, neem dan de cloudversie, want zelf hosten betekent installeren, bijwerken en beveiligen.
Prijzen en plannen veranderen regelmatig. Kijk dus altijd even op de prijspagina zelf voordat je iets kiest.
En Make dan?
Die hoor je ook vaak. Make zit er qua aanpak tussenin: visueel bouwen met blokken die je aan elkaar sleept, in de cloud, en je rekent af per uitgevoerde actie (credits). Het gratis plan geeft je een beperkt aantal credits per maand en een paar actieve scenario's.
Eerlijk: voor de meeste kleine bedrijven maakt de keuze tussen deze drie minder uit dan de vraag wát je automatiseert. Kies degene waar je de koppeling vindt die je nodig hebt, en waar je je prettig voelt in het scherm.
Vijf automatiseringen die echt tijd schelen
Niet de spectaculaire dingen. Gewoon de plekken waar jij nu zit over te typen.
1. Aanvraag van je website naar agenda en klantenlijst
Iemand vult je formulier in. De gegevens gaan automatisch naar je klantenlijst, er komt een taak of afspraak in je agenda, en jij krijgt een bericht op je telefoon.
Winst: geen aanvraag meer die onderin je mailbox blijft liggen.
2. Direct een bevestiging naar de klant
Zodra de aanvraag binnen is, gaat er een mail of appje terug: wat je hebt ontvangen, wanneer je reageert en wat je nog nodig hebt.
Winst: mensen die antwoord krijgen, bellen niet de volgende in de lijst. Dat is precies hetzelfde principe als het afwezigheidsbericht in WhatsApp Business.
3. Van akkoord naar factuur
Klant zegt ja. De gegevens gaan naar je boekhoudpakket, de factuur wordt klaargezet, en bij een aanbetaling gaat er een betaallink mee.
Winst: minder typwerk, minder tikfouten, en je factureert eerder. Werk je met aanbetalingen, kijk dan ook naar een vaste betaalpagina in plaats van elke keer een los betaalverzoek. Welke manier van een betaalverzoek sturen bij jouw werk past, zette ik eerder op een rij.
4. Reviewverzoek na de klus
Twee dagen na afronding gaat er automatisch een bericht met je reviewlink. Google legt in het helpcentrum voor bedrijfsprofielen uit hoe je zo'n link of QR-code maakt.
Winst: reviews komen binnen zonder dat je er elke keer aan hoeft te denken. Let op: vraag het aan iedereen, niet alleen aan de tevreden klanten. Belonen voor reviews mag niet. Wat er verder wel en niet mag, en hoe je die link maakt, staat in een Google review link maken en om reviews vragen.
5. Een dagelijks overzicht
Elke ochtend om zeven uur een berichtje met de openstaande aanvragen, de klussen van vandaag en de facturen die nog niet betaald zijn.
Winst: je begint de dag met overzicht in plaats van met zoeken.
Zo begin je zonder dat het uit de hand loopt
- Schrijf een week lang op wat je handmatig overtypt of steeds vergeet
- Kies één ding uit dat je minstens wekelijks doet
- Bouw daar één koppeling voor, met zo min mogelijk stappen
- Test hem met een nepaanvraag en kijk wat er gebeurt als een veld leeg blijft
- Zet een melding aan voor als de koppeling faalt
- Laat hem twee weken draaien voordat je de volgende bouwt
- Schrijf op wat je hebt gebouwd en waarom, in één document
Die laatste stap klinkt saai en is de belangrijkste. Automatiseringen zijn onzichtbaar. Over een half jaar weet je niet meer waarom er 's nachts een mail uitgaat, en als het misgaat zoek je een uur.
Waar moet je op letten?
Wat er gebeurt als het misgaat. Een koppeling die stilletjes stopt is erger dan geen koppeling. Zet foutmeldingen aan.
Privacy. Je stuurt klantgegevens door een dienst van een derde partij. Onder de AVG verzamel je niet meer gegevens dan nodig, beveilig je ze en maak je afspraken met partijen die voor jou gegevens verwerken. Stuur dus alleen door wat je echt nodig hebt, en zet in je privacyverklaring welke diensten je gebruikt.
Afhankelijkheid. Verandert een leverancier iets aan zijn koppeling, dan ligt jouw proces stil. Houd in je achterhoofd hoe je het handmatig zou doen.
Wie het snapt. Als jij de enige bent die weet hoe het loopt, heb je hetzelfde probleem als met dat ene Excel-bestand dat niemand durft aan te raken. Daarover schreef ik in Excel vervangen door een eigen systeem.
Niet zo
Wel zo
Waarom: Bij die grote weet je niet waar het misgaat en durf je niets meer aan te passen. Kleine stukjes kun je los testen, aanzetten en uitzetten.
Wanneer is maatwerk beter?
Automatiseren met kant-en-klare tools is prima tot een bepaald punt. Ik zou de overstap naar een eigen systeem overwegen als:
- je koppelingen gegevens van links naar rechts schuiven terwijl er eigenlijk geen enkele plek is waar alles klopt
- je meerdere werkstromen hebt die van elkaar afhangen
- je per maand zoveel stappen draait dat je abonnement flink oploopt
- je iets nodig hebt wat geen enkele koppeling aanbiedt, zoals een eigen planbord of een klantportaal
- het proces zo belangrijk is dat het niet stil mag vallen door een leverancier
Dan ben je met losse koppelingen eigenlijk een systeem aan het nabouwen. Wat zo'n eigen systeem kost en waar de prijs van afhangt, staat in wat kost software laten maken. Hoe ik dat aanpak, zie je bij software op maat.
Andersom geldt ook: als een koppeling van tien minuten je probleem oplost, bouw daar dan niets voor. Zonde van je geld.
Kort samengevat
Zapier is de snelste start en rekent per stap. n8n rekent per werkstroom en kun je zelf hosten als je controle wilt. Make zit ertussenin. De winst zit niet in de tool, maar in het wegnemen van overtypwerk: aanvraag, bevestiging, factuur, reviewverzoek, dagoverzicht.
Begin met één koppeling, laat hem twee weken draaien en bouw pas daarna de volgende. Loop je tegen de grenzen aan, leg je situatie dan eens aan me voor; dan hoor je eerlijk of een koppeling genoeg is of dat je beter iets kunt laten bouwen.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Zapier en n8n?
Zapier is een dienst in de cloud die je per uitgevoerde stap afrekent. n8n kun je zelf op een server draaien of als clouddienst afnemen, en rekent per uitgevoerde werkstroom in plaats van per stap. Zapier is makkelijker te starten, n8n geeft meer controle.
Is n8n gratis?
De community-versie van n8n kun je gratis zelf hosten. De licentie staat gebruik voor je eigen bedrijfsvoering toe, maar niet het doorverkopen van n8n als betaalde dienst. Zelf hosten vraagt wel technische kennis: server, updates en back-ups regel je zelf.
Wat kan ik automatiseren als klein bedrijf?
Begin bij overtypwerk. Een aanvraag van je website die in je agenda en klantenlijst komt, een bevestigingsmail, een factuurherinnering, een reviewverzoek na een klus en een dagelijks overzicht van openstaande aanvragen. Dat scheelt de meeste tijd.
Wanneer is automatiseren met Zapier of n8n niet genoeg?
Als je koppeling steeds ingewikkelder wordt, als niemand behalve jij nog snapt hoe hij loopt, of als de gegevens eigenlijk in één systeem horen. Dan ben je met losse koppelingen een systeem aan het nabouwen en is een klein eigen systeem goedkoper.
