Wat kost software laten maken? Hier hangt de prijs van af

"Wat kost dat nou, zo'n systeem?"

Die vraag krijg ik vaak. Meestal in de eerste vijf minuten van een gesprek. En ik snap hem. Je wilt weten of je in de buurt zit voordat je er tijd in stopt.

Toch ga ik hier geen bedragen noemen. Niet om moeilijk te doen, maar omdat "software" alles kan zijn. Een simpel invulscherm voor drie collega's. Of een klantportaal waar honderden klanten inloggen, documenten uploaden en facturen zien.

Dat laatste weet ik uit ervaring. Ik bouwde jarenlang aan MyEmma, een systeem voor documentmanagement en klantportalen, tot ik het in 2022 verkocht aan SnelStart. Wat ik daar leerde: het verschil in prijs zit zelden in wat je ziet. Het zit in wat eronder gebeurt.

Wat je wel van me krijgt: waar de prijs door bepaald wordt. Dan kun je zelf inschatten of jouw idee klein, middel of groot is.

Waar wordt de prijs van software door bepaald?

Hoeveel soorten gebruikers er zijn

Eén soort gebruiker die alles mag, is simpel. Maar zodra er rollen bijkomen, groeit het werk.

Denk aan een planningssysteem. De planner mag alles wijzigen. De monteur ziet alleen zijn eigen klussen. De klant ziet alleen zijn eigen afspraak. De boekhouder ziet alleen wat gefactureerd moet worden.

Dat zijn vier rollen. Elke rol heeft eigen schermen, eigen rechten en eigen dingen die mis kunnen gaan. Het aantal gebruikers maakt daarbij minder uit dan je denkt. Tien of honderd monteurs met dezelfde rol is voor de bouw bijna hetzelfde.

Koppelingen met andere systemen

Moet je systeem praten met je boekhoudpakket? Met je agenda? Met een betaalprovider of je webshop?

Dat heet een koppeling. Via een API, een soort afgesproken ingang waarlangs systemen gegevens uitwisselen. Sommige pakketten hebben een nette API. Andere een halve. En soms zit de koppeling achter een duurder abonnement bij die leverancier.

Elke koppeling moet gebouwd, getest en onderhouden worden. Want als die andere partij iets verandert, moet jouw kant mee.

Data die al bestaat, of juist niet

Heb je al jaren aan gegevens in Excel, een oud pakket of losse mappen? Dan moet dat erin. Dat heet datamigratie.

Klinkt als kopiëren en plakken. Is het bijna nooit. Namen die op drie manieren gespeld zijn. Kolommen die halverwege een andere betekenis kregen. Adressen in één cel. Dat opschonen kost tijd.

Begin je met een schone lei, dan scheelt dat werk. Maar je mist ook historie. Allebei prima, zolang je het vooraf weet.

Hoeveel schermen en stappen

Elk scherm is werk. Een overzicht, een detailpagina, een formulier, een instellingenpagina, een export. En bij elk scherm hoort de vraag: wat gebeurt er als iemand iets verkeerds invult?

Een systeem met vijf schermen is iets anders dan een systeem met veertig. Klinkt logisch, maar ik zie vaak dat mensen bij de eerste schets al aan veertig zitten zonder het door te hebben.

Beheer na oplevering

Software die live staat, heeft onderhoud nodig. Hosting, backups, beveiligingsupdates, een koppeling die ineens stuk is omdat een leverancier iets heeft veranderd. En gebruikers met vragen.

Dat hoort bij de totale kosten. Niet alleen de bouw. Een offerte die daar niets over zegt, is niet goedkoper. Hij is alleen onvolledig.

Wat je níet hoeft te bouwen

Dit is de factor die het vaakst vergeten wordt, en hij werkt de andere kant op.

Je hoeft geen eigen boekhouding te bouwen als je al een boekhoudpakket hebt. Geen eigen betaalsysteem als er betaalproviders bestaan. Geen eigen mailserver. Slimme software laat die dingen over aan bestaande pakketten en koppelt ermee.

Hoe meer je weglaat, hoe kleiner en goedkoper het wordt.

Wanneer kan het goedkoper?

Het antwoord is bijna altijd hetzelfde: klein beginnen.

Veel mensen komen met het hele plaatje. Planning, klantbeheer, facturatie, rapportages, een app voor buiten. Allemaal goede ideeën. Maar als je dat in één keer bouwt, betaal je ook voor dingen waarvan je pas later merkt dat je ze anders wilt.

Beter: kies het ene proces waar nu de meeste tijd weglekt. Of waar de meeste fouten ontstaan. Bouw dat. Gebruik het een paar weken met je team. Dan weet je veel beter wat de volgende stap moet zijn.

Bij PageRocket werkt het ook zo. Eerst de belangrijkste workflow, daarna uitbreiden in fases, elke fase met een eigen prijs vooraf. Meer over die aanpak lees je op de pagina over software op maat.

Wanneer is standaardsoftware slimmer?

Eerlijk is eerlijk: vaak.

Er bestaat voor bijna alles al een pakket dat je per maand huurt. Dat heet SaaS, software as a service. Je betaalt een abonnement en de leverancier regelt updates, hosting en beveiliging.

Kies standaardsoftware als:

• een bestaand pakket jouw proces grotendeels goed doet
• je bereid bent je werkwijze een beetje aan te passen aan het pakket
• het gaat om iets wat elk bedrijf doet: boekhouding, e-mail, agenda, betalingen
• je snel wilt starten en niet wilt nadenken over beheer

Maatwerk wordt interessant als je drie pakketten aan elkaar plakt met handwerk ertussen. Als je team dagelijks gegevens overtypt van het ene systeem naar het andere. Of als jouw manier van werken juist je voorsprong is, en een standaardpakket je dwingt die los te laten.

Twijfel je, dan zeg ik het ook als een bestaand pakket beter past. Maatwerk bouwen voor iets wat al te koop is, is zonde van je geld.

Werk je nu vooral met spreadsheets? Lees dan ook wanneer je Excel vervangt door een eigen systeem.

Hoe vergelijk je offertes voor software?

Twee offertes naast elkaar leggen is lastig. De ene is drie keer zo duur als de andere, en je snapt niet waarom. Meestal beschrijven ze gewoon niet hetzelfde.

Vraag bij elke offerte door op deze punten.

Let vooral op dat verschil tussen vaste prijs en uren. Een lage schatting in uren voelt goedkoop. Tot het project uitloopt en jij de rekening krijgt. Bij een vaste prijs ligt dat risico bij de bouwer. Die moet dus vooraf goed nadenken, en dat is precies wat je wilt.

Hetzelfde principe geldt trouwens bij websites. In de verborgen kosten bij een website laten maken zie je hoe vaak het zit in wat níet in de offerte staat.

Waarom PageRocket geen vanaf-prijs noemt

Voor websites heb ik duidelijke pakketten. Voor software niet, en dat is een bewuste keuze.

Een vanaf-prijs voor software zegt niks. Het laagste bedrag geldt voor een project dat bijna niemand heeft. En zodra je gaat praten, blijkt jouw situatie toch net anders.

Daarom werkt het zo: eerst een gesprek over hoe je werk nu loopt en waar het schuurt. Dan zet ik op papier wat er gebouwd wordt, en wat niet. Daar hoort één vaste projectprijs bij. Pas als jij die goedkeurt, begint de bouw.

Wil je zien wat er eerder gebouwd is? Kijk bij ons werk.

Wat kun je nu al doen?

Voordat je met wie dan ook praat, schrijf je dit op:

1. Welk proces kost nu de meeste tijd of levert de meeste fouten op?
2. Wie werken ermee, en wat moet ieder van hen kunnen?
3. Met welke systemen moet het praten?
4. Welke gegevens heb je al, en waar staan die?
5. Wat mag er gerust buiten blijven?

Met die vijf antwoorden kan elke serieuze bouwer je een eerlijke inschatting geven. En je merkt meteen wie doorvraagt en wie gewoon een bedrag roept.

Loop je hier zelf tegenaan? Leg het aan me voor. Dan hoor je eerlijk of maatwerk zin heeft, of dat een bestaand pakket je beter helpt.