Excel vervangen door een eigen systeem: wanneer en hoe begin je?

Bijna elk bedrijf begint in Excel. Logisch ook. Het staat al op je computer, iedereen kan er een beetje mee overweg en je hebt in een middag een lijstje.

Dat lijstje groeit. Er komt een tabblad bij. Een formule. Een kleurcode die alleen jij begrijpt. Een tweede bestand dat naar het eerste verwijst.

En op een dag realiseer je je: ons hele bedrijf draait op dit bestand. En als het stuk gaat, weet niemand hoe het werkte.

Ik zie dat vaak. Bij bedrijven van drie mensen en bij bedrijven van veertig. Dat is geen schande. Het betekent meestal dat je bedrijf gegroeid is en het gereedschap niet mee is gegroeid.

Wanneer is Excel bedrijfskritisch geworden?

Excel is prima gereedschap. Het probleem ontstaat pas als het gebruikt wordt als iets wat het niet is: een systeem waar meerdere mensen tegelijk op vertrouwen.

Herken je een paar van deze signalen, dan zit je daar.

Er gaan meerdere versies rond

"Planning_definitief.xlsx". "Planning_definitief_v2.xlsx". "Planning_definitief_NIEUW_gebruik deze.xlsx".

Iemand mailt een kopie. Iemand anders werkt in de gedeelde versie. Aan het eind van de week weet niemand meer welke klopt.

Maar één persoon snapt het echt

Er is altijd iemand. Degene die het bestand ooit heeft opgezet. Die weet waarom kolom K leeg moet blijven en waarom je nooit rijen mag invoegen boven regel 400.

Gaat die persoon op vakantie, dan houdt iedereen zijn adem in. Gaat die persoon weg, dan heb je een echt probleem.

Je typt dezelfde gegevens meerdere keren over

Een klant belt. Je zet het in Excel. Daarna in je agenda. Daarna in je boekhoudpakket voor de factuur. En misschien nog in een WhatsApp-groep voor de mensen die het moeten uitvoeren.

Elke keer overtypen kost tijd. En elke keer is een kans op een tikfout.

Formules breken zonder dat iemand het merkt

Iemand sorteert een kolom, en ineens verwijzen de formules naar de verkeerde rijen. Of iemand typt een getal over een formule heen. Het bestand ziet er nog prima uit. De uitkomst klopt alleen niet meer.

Het gevaarlijke is dat je dit vaak pas veel later ontdekt.

Je kunt niet terugzien wat er veranderd is

Wie heeft die afspraak verschoven? Wanneer is dat bedrag aangepast? Wat stond er vorige maand?

In een spreadsheet is dat lastig terug te vinden. In een systeem dat bijhoudt wie wat wijzigt, zie je het in een paar klikken.

Herkenbare situaties uit de praktijk

Het ziet er per branche anders uit, maar het patroon is hetzelfde.

De installateur met de planning. Eén groot planbord in Excel. Kolommen per monteur, rijen per dag. De planner schuift er de hele dag mee. Monteurs krijgen hun klussen via een foto van het scherm in de groepsapp. Een klant belt om te verzetten, en drie mensen moeten het horen.

Het boekingskantoor met optredens. Per artiest een tabblad. Data, locaties, gages, contactpersonen, of het contract al getekend is. Dezelfde datum wordt soms twee keer verkocht, omdat twee boekers tegelijk in een andere versie zaten.

De evenementenorganisatie met standhouders. Een lijst met honderden standhouders. Wie heeft betaald, wie heeft stroom nodig, wie staat waar, wie heeft zijn logo al aangeleverd. Elk jaar opnieuw een kopie van vorig jaar, en elk jaar weer mails om te checken wat er klopt.

Drie heel verschillende bedrijven. Allemaal hetzelfde probleem: informatie die gedeeld, bijgewerkt en gecontroleerd moet worden, in een bestand dat daar niet voor gemaakt is.

Wat zijn de alternatieven voor Excel?

Je hoeft niet meteen software te laten bouwen. Er zijn grofweg drie routes.

1. Je spreadsheet beter inrichten

Soms is het probleem niet Excel, maar hoe het is opgezet. Eén gedeeld bestand in de cloud in plaats van mailtjes met kopieën. Keuzelijsten in plaats van vrij typen. Beveiligde cellen met formules. Eén tabblad met gegevens en aparte tabbladen voor overzichten.

Dat past als er weinig mensen mee werken en het proces niet heel ingewikkeld is.

2. Een standaardpakket

Voor veel dingen bestaat al een pakket dat je per maand huurt. Planningssoftware, CRM-systemen, pakketten voor evenementen of verhuur.

Dat is vaak de slimste keuze als jouw proces lijkt op dat van veel andere bedrijven. Je bent snel gestart en hoeft niet na te denken over beheer. Het nadeel: je past je werkwijze aan het pakket aan, en niet andersom.

3. Een klein eigen systeem

Loopt jouw proces net anders dan waar de pakketten voor gemaakt zijn? Of plak je nu drie pakketten aan elkaar met Excel ertussen? Dan kan een klein maatwerksysteem de beste route zijn.

Klein is hier het sleutelwoord. Geen groot ERP-traject. Gewoon één plek waar je gegevens staan, met de schermen die jouw team nodig heeft, en koppelingen naar de pakketten die je al gebruikt.

Wat PageRocket daarin bouwt, zie je op de pagina over software op maat. En wat zoiets kost en waar de prijs van afhangt, lees je in wat kost software laten maken.

Wat moet je vooraf uitzoeken?

Voordat je iets kiest of laat bouwen, zet je dit op een rij. Het kost je een middag en het scheelt later veel gedoe.

Die formules verdienen extra aandacht. In een oud Excel-bestand zit vaak jaren aan bedrijfskennis verstopt. Een kortingsregel, een berekening voor reiskosten, een uitzondering voor één grote klant. Als je dat niet vooraf boven water haalt, kom je het pas tegen als het nieuwe systeem een verkeerd bedrag geeft.

Hoe begin je? Een eenvoudig stappenplan

Stap 6 is belangrijker dan hij lijkt. Een paar weken het oude bestand als naslag houden geeft rust. Mensen durven dan over te stappen, omdat ze weten dat niks kwijt is.

En stap 1 is waar het meestal misgaat. De verleiding is groot om alles in één keer mee te nemen. Doe dat niet. Eén proces goed vervangen levert meer op dan vijf processen half.

Wat ik zelf leerde

Toen ik aan MyEmma bouwde, een systeem voor documentmanagement en klantportalen, kwamen veel gebruikers uit precies deze situatie. Mappen, spreadsheets en mail door elkaar.

Wat me bijbleef: de techniek was zelden het moeilijkste. Het moeilijkste was helder krijgen hoe mensen écht werkten. Niet hoe het op papier stond, maar wat ze op een drukke dinsdag deden. Wie dat goed uitzoekt, bouwt iets dat gebruikt wordt.

Wil je zien wat er eerder gebouwd is? Kijk bij ons werk.

Zit jouw bedrijf ook vast aan dat ene bestand? Leg het aan me voor. Dan kijken we samen welke route past, en ik zeg het eerlijk als een beter ingericht spreadsheet genoeg is.